Zeiten
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Zeiten weiter verarbeiten
Aus den Rohzeiten, die durch die Erfassungsgeräte geliefert werden, bildet das Programm automatisch Buchungen. Dabei werden die Einstellungen verwendet, die Sie für die verschiedenen Kunden getroffen haben. Beispielsweise Pausenregelungen und Vorgaben für Zeitabzüge fließen so in die Zeitberechnung ein.

Das Programm ermöglicht Ihnen eine zügige Kontrolle und, falls erforderlich, ein schnelles Nachbearbeiten aller Buchungen.

Selbstverständlich ist auch die manuelle Eingabe von Zeitbuchungen möglich. Nachdem Sie die Buchungen freigegeben haben, können diese Zeiten beim Kunden abgerechnet werden.
Zeiten beim Kunden abrechnen
Die Rechnungserstellung ist in Timecollect besonders benutzerfreundlich gelöst. Sie können wochen- oder monatsbezogen abrechnen oder den Abrechnungszeitraum frei festlegen.

Alle Kunden mit abrechnungsfähigen Zeiten werden Ihnen im Programm angezeigt. Nach Auswahl eines Kunden können Sie einfach per Mausklick die Rechnungspositionen generieren lassen. Dabei werden die Vorgaben aus den Kunden- und Personaldaten genutzt.

Jede Position kann manuell nachbearbeitet werden. Auch das Einfügen von weiteren Rechnungspositionen, die nicht auf gebuchten Zeiten beruhen, ist möglich.

Zur Kontrolle der Rechnung vor dem Ausdrucken steht Ihnen die Druckvorschau zur Verfügung. Diese beinhaltet unter anderem auch Funktionen zum Mailversand oder zum Export der Rechnung in andere Dateiformate.
Personalplanung
Mit Hilfe verschiedener Funktionen planen Sie den Personaleinsatz für verschieden Kunden. Jeder Mitarbeiter kann Schichtgruppen zugeordnet werden. Dies gestattet Ihnen die Erstellung kundenspezifischer Schicht- und Personalpläne.

Ein im entsprechenden Format vorliegender Personalbedarf eines Kunden kann ins System importiert werden. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, den von Ihnen im Programm zusammengestellten Personaleinsatzplan für den Kunden zu exportieren.

Automatisch wird durch die erfassten Zeiten eine Anwesenheitsübersicht erstellt. Diese können Sie durch manuelle Eintragungen ergänzen. Auf diese Weise lassen sich auch Dinge, für die keine Zeitbuchungen vorliegen, dokumentieren. So sind Eintragungen für Urlaub, Krankheit, Kind-Krank, unentschuldigtes Fehlen und weitere Gegebenheiten vorgesehen. Sie können die Anwesenheit eines jeden Mitarbeiters lückenlos protokollieren.
integrierte Dokumentenverwaltung
Timecollect enthält eine integrierte Dokumentenverwaltung. Sie legt beliebige Dateien wie z. B. Bilder, Office- oder PDF-Dateien in einem Archiv ab.

Sie können die Rubriken frei definieren, denen Sie die zu archivierenden Dokumente zuweisen. Auf diese Weise gestalten Sie den Archivaufbau nach Ihren Wünschen und Erfordernissen.

Mit der benutzerfreundlichen Scanfunktion lesen Sie Dokumente über einen angeschlossen Scanner ein und speichern diese unmittelbar im Archiv.
Statistiken und Cockpit-Funktion
Timecollect stellt Ihnen umfangreiche, detaillierte Statistiken zu Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, die Situation in Ihrem Unternehmen umfassend zu beurteilen.

Die Cockpit-Funktion liefert Ihnen alle wichtigen Fakten zu Umsatz, Kundenumsätzen, Offenen Posten und Rechnungen.

Über eine im Programm vorhandene Schnittstelle importieren Sie die Personalkosten aus der Lohnbuchhaltung. Die Ertragsstatistik gibt Ihnen Aufschluss über Einnahmen, Kosten und Ertrag im Unternehmen.

Im Programmpunkt Statistiken finden Sie eine Vielzahl weiterer Angaben über die verschiedensten Kenngrößen in Ihrem Unternehmen. Neben Informationen zu Fluktuation, Beschäftigung, Arbeitsstunden und Beschäftigungsdauer können Sie auch genaue Angaben über Personalangelegenheiten abrufen. Für frei wählbare Zeiträume erzeugen Sie dort Auswertungen wie beispielsweise Kranken- und Urlaubsstatistiken.
Zeiterfassung mit stationären und mobilen Terminals
Die Terminals sind einfach bedienbar. Mit Hilfe eines Transponders, den jeder Mitarbeiter bei sich führt, werden die Buchungen erfasst. So ist auch für neue oder unerfahrene Mitarbeiter eine problemlose und exakte Zeiterfassung gewährleistet.

Die Daten werden im Gerät gespeichert. Sofort oder in festgelegten Intervallen erfolgt die Übertragung an den Internetserver. Dies geschieht mit Hilfe des im Gerät integrierten GSM-/GPRS-Moduls. Vom Internetserver ruft Ihr lokaler Datenbankserver die Daten ab, sodass diese umgehend in Ihrem Unternehmen zur weiteren Verarbeitung bereit stehen. Beim Kunden ist für den Betrieb eines stationären Terminals mit GSM-/GPRS-Übertragung lediglich ein Stromanschluss (240V) erforderlich. Weiterhin benötigen Sie einen Mobilfunkvertrag mit Datentarif.

Sind bei einem Kunden mehrere Geräte angebracht, besteht die Möglichkeit, die Daten aller Terminals zunächst auf einem Server vor Ort zu sammeln. Diese werden über das Netzwerk (TCP/IP) des Kunden dorthin übertragen. Der Server schickt die Daten in festgelegten Zeitabständen an den Internetserver. Auf diese Weise brauchen Sie nur einen Vertrag zur Datenübermittlung mit einem Telekommunikationsanbieter zu schließen.

Für Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Orten arbeiten, sind mobile Zeiterfassungsterminals verfügbar. Mit diesen werden die Zeitdaten auf einfache Weise am Einsatzort erfasst und per Dockingstation, GPRS oder WLAN an timecollect übergeben.
HIGHLIGHTS
✓ autom. Verarbeiten der Rohzeiten aus den         Geräten     
✓ Berücksichtigung von Pausenzeiten u.
    Zeitabzügen nach kundenspezifischen     Vorgaben
✓ Buchungen nachbearbeiten
✓  manuelle Zeitbuchungen     
HIGHLIGHTS
✓ Abrechnungszeitraum frei wählbar oder        Wochen- bzw. Monatsabrechnung     
✓ Druckvorschau, Mailversand und Export der      Rechnung
HIGHLIGHTS
✓ individueller Schichtplan und Pesonalplan für     jeden Kunden
✓ Import des personalbedarfs vom Kunden
✓ Export Einsatzplan für den Kunden     Anwesenheitskontrolle
HIGHLIGHTS
✓ individueller Aufbau des Archivs durch freies     Anlegen von Rubriken     
✓ beliebige Daten können abgelegt werden
✓ Dokumente einscannen und direkt im Archiv     speichern
HIGHLIGHTS
✓ iCockpit-Funktion    
✓ Ertragsstatistik
✓ Schnittstelle zum Import aus Lohnbuchhaltung     zahlreiche Statistiken zu verschiedenen     Kenngrößen
HIGHLIGHTS
✓ leichte Bedienung mit Transpondern     
✓ Datenübertragung per GSM-/GPRS
✓ schnelle Bereitstellung der Daten
✓beim Kunden nur Stromanschluss erforderlich